Ochrona danych osobowych na targach branżowych

Chociaż uczestnicy targów branżowych nie zawsze są tego świadomi, podczas tego typu wydarzeń dochodzi do intensywnego obrotu danymi osobowymi. Wystawcy zwykle pozyskują dane kontaktowe potencjalnych klientów – imię, nazwisko, numer telefonu lub adres e-mail. Jednocześnie w swoich materiałach marketingowych, np. katalogach czy ulotkach, zamieszczają dane swoich przedstawicieli handlowych lub innych pracowników, w tym ich wizerunki. Z tym procesem wiążą się określone obowiązki dla osób wykorzystujących dane.

Wbrew obawom, nie jest konieczne uzyskanie wyraźnej czy pisemnej zgody osoby, która wręcza nam swoją wizytówkę lub w inny sposób podaje swoje dane kontaktowe, na przetwarzanie tych danych. Zasadniczo jednak taka osoba powinna dowiedzieć się, kto i w jakim celu będzie przetwarzać jej dane, dlatego wystawca, który gromadzi dane potencjalnych klientów, powinien wykonać wobec nich tzw. obowiązek informacyjny. W ramach tego obowiązku administrator, czyli podmiot, który ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych, powinien poinformować osobę, której dane dotyczą, o swojej tożsamości, celach i podstawie prawnej przetwarzania, ewentualnych odbiorcach danych, okresie, przez który zamierza przechowywać dane. Należy także wskazać dane kontaktowe inspektora danych (o ile został powołany), a także pouczyć podmiot danych o przysługujących mu prawach. W treści klauzuli informacyjnej powinna znaleźć się także wzmianka, czy podanie danych osobowych jest obowiązkowe, czy dobrowolne i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych, a także informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu. Administrator musi także poinformować o zamiarze przekazywania danych osobowych do tzw. państwa trzeciego (spoza EOG) lub organizacji międzynarodowej.

Obszerność obowiązku informacyjnego powoduje, że pojawiają się liczne wątpliwości co do momentu i technicznego sposobu jego realizacji. Zgodnie z art. 13 RODO, obowiązek informacyjny powinien zostać spełniony „podczas pozyskiwania danych”. Nie oznacza to jednak, że uczestnik targów zbierający wizytówki musi w zamian przekazywać kartkę z klauzulą informacyjną. Obowiązek, o którym mowa w art. 13 RODO, może być zrealizowany na przykład na tabliczce przy stoisku wystawowym (jeśli dane zbierane są na takim stoisku) lub w pierwszym e-mailu kontaktowym wysyłanym po targach (jeśli dane zbierane są podczas kontaktów „kuluarowych”). Trzeba jednak zaznaczyć, że przekazanie wizytówki nie oznacza zgody na wysyłanie na zamieszczony w niej adres e-mail czy numer telefonu jakiejkolwiek informacji handlowej – może tylko posłużyć jako pretekst do pozyskania takiej zgody.

Warto również zaznaczyć, że obowiązek przekazania stosownych informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych obejmuje również dane przedstawicieli handlowych lub innych osób kontaktowych wymienionych w katalogach, ulotkach czy materiałach reklamowych. Jeżeli uczestnik targów uzyskuje takie materiały i ma zamiar wykorzystać zawarte w nich dane do celów związanych z działalnością zawodową lub handlową, powinien przekazać osobom, których dane dotyczą, informacje dotyczące przetwarzania ich danych, w tym także źródła ich pozyskania.

Należy podkreślić, że powyższe zasady obowiązują każdy podmiot działający na terenie Unii Europejskiej, niezależnie od miejsca pozyskania danych czy państwa pochodzenia osoby, której dane dotyczą. W praktyce oznacza to, że np. polscy wystawcy pozyskujący dane kontaktowe rosyjskich klientów lub zbierający kontakty na targach w Stanach Zjednoczonych również muszą zrealizować obowiązki informacyjne.

Natalia Zawadzka

Data publikacji: 30.05.2019
Przeczytaj również

Aktualności:
Domoteka wychodzi na miasto. Letnia Strefa Domoteki w Miami Wars
Na mapie Warszawy pojawiło się nowe, wyjątkowo stylowe miejsce – Letnia Strefa Domoteki usytuowana nad samym brzegiem Wisły, na dolnych tarasach Miami Wars na Cyplu… więcej »
Aktualności:
Ćmielowska porcelana zagościła w Sofii
Polski design ponownie podbija międzynarodowe rynki sztuki. Tym razem, niezwykła kolekcja „Ludzie z fabryki porcelany”, autorstwa ceramika Arkadiusza Szweda, pod… więcej »
Aktualności:
Wystartowała polska edycja konkursu gia!
Trwają eliminacje do polskiej edycji światowego konkursu dla salonów stacjonarnych oraz sklepów internetowych z wyposażeniem wnętrz Global Innovation Awards 2020 (gia).… więcej »